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Die Vergabe der Debitorennummer automatisieren
Bei der Kundenanlage in JTL wird zwar die Kundennummer automatisch vergeben, allerdings die Debitorennummer nicht, was Probleme in darauffolgenden Arbeitsabläufen wie z.B. in der Buchhaltung verursachen kann.
Um dieses Problem zu umgehen, bietet es sich an, einen Workflow einzurichten, der diese für dich automatisch vergibt, sobald der Kunde angelegt wird.
Wir zeigen, wie du vorgehen musst.
Anlage des Workflows
Die Anlage des eigentlichen Workflows ist unabhängig von deiner Entscheidung, was letztendlich als Debitorennummer festgelegt wird, immer gleich.
Hierzu navigierst du in der Menüleiste zum Reiter „Admin“ und wählst „JTL-Workflows“ aus.
Anschließend öffnet sich die Workflowverwaltung, in der du zum Abschnitt „Kunden“ wechselst.
- Im Bereich „Auslösende Ereignisse“ unter „Kunden“ -> „Angelegt“ einen neuen Workflow anlegen
- Name des Workflows bestimmen und die Einstellung „Ausführungsplan (Sofort)“ beibehalten, welche bewirkt, dass der Workflow ausgeführt wird, sobald du die Kundenanlage mit dem Abspeichern des Kunden abgeschlossen hast
- Nun kann „Neue Bedingung“ ausgewählt werden und hier wählst du das Feld „Kundennummer“
(Kunden -> Kundennummer) - Die Prüfung kann auf verschiedenen Arten erfolgen, wir haben uns für „Ist nicht leer“ entschieden
Das heißt, sobald eine Kundennummer vergeben wird, wird auch der Workflow ausgeführt und da immer entweder manuell oder automatisch eine Kundennummer vergeben wird, ist dies die für uns sicherste Variante
Damit ist die Bedingung gesetzt und es geht bei der Aktion weiter, die davon abhängt, was genau du als Debitorennummer haben möchtest.
Mögliche Aktionen festlegen
Die Anlage der Aktion, welche ausgeführt werden soll, funktioniert bis zum Auswählen des Wertes immer gleich.
- „Neue Aktion“ auswählen und in der Dropdown-Auswahl „Werte setzen“ auswählen
- Als Variable legst du „KundenDebitorennummer“ fest, denn dieses Feld möchten wir automatisch befüllen
(Kunden -> Debitorennummer)
Um nun einen Wert festzulegen, klickst du auf den kleinen Button mit den drei Punkten, woraufhin sich das Fenster „Erweiterte-Eigenschaften bearbeiten“ öffnet.
Wie mögliche Werte aussehen können, zeigen wir anhand ein paar Beispielen.
Option 1: Debitorennummer identisch wie Kundennummer
Wenn du möchtest, dass bei der Kundenanlage der Kunde die gleiche Nummer als Debitorennummer erhält, unter welcher er bei dir auch mit der Kundennummer geführt wird, trägst du folgenden Code ein:
{{ Vorgang.Kundennummer }}Sobald du einen Kunden mit der bspw. Nummer 10015 anlegst wird der Workflow ausgeführt und der Kunde erhält die Debitorennummer 10015.
Option 2: Debitorennummer gleich Kundennummer minus Buchstabe
Häufig kommt es vor, dass Kunden mit einem „K“ am Anfang angelegt werden und da das Feld „Debitorennummer“ ein reines Zahlenfeld ist, funktioniert der Code von Option 1 nicht.
Hierzu muss der Code angepasst werden:
{% assign KNummer = Vorgang.Kundennummer | Remove: "K" %}
{{ KNummer }}Der neuangelegte Kunde K10015 erhält somit die Debitorennummer 10015.
Option 3: Debitorennummer gleich Kundennummer minus Wert und minus Buchstabe
Ziel ist es hier, nicht nur einen Buchstaben von der Kundennummer zu entfernen, sondern zusätzlich noch – wie in diesem Beispiel – die zwei ersten Stellen zu entfernen.
{% assign KNummer = Vorgang.Kundennummer | Remove:"K" %}
{% assign KNummer = KNummer | Times:1 %}
{{ KNummer | Minus: 1000000 }}Zunächst wird der Buchstabe „K“ aus der Kundennummer entfernt. Anschließend werden 1.000.000 (im Code 1000000) subtrahiert, sodass aus K1010015 die Debitorennummer 10015 entsteht.
Die Beispiele sollen nur einen kleinen Einblick darüber geben, was hier generell möglich ist.
Das ist natürlich nicht alles und es gibt noch viele weitere Möglichkeiten die oben genannten Codes zu ergänzen und auch komplett andere Wege, einen gewünschten Wert als Debitorennummer zu setzen.